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そのねこがうたうとき

物語偏愛者の詭弁と戯言

ほぼ日×iPad×Androidで始めるタスク管理

ノウハウ

もうすぐ就職して1年になるわけで、いい加減タスクとスケジュールの管理ぐらいしっかりしようと、年始からいろいろ試みています。2カ月近く試行錯誤を繰り返し、どうにか形になってきたかなと思うのでここらでまとめ。

なぜタスク管理が必要なのか

ぶっちゃけToDoなんてメモ帳にバシバシ羅列して端から片付けてくだけでいいはずなんですが、わざわざ大上段に「タスク管理」と構えて、様々なツールを駆使する理由は何か。そこがはっきりしていないと、どのツールを使えば良いかについてもぼやけてしまう気がします。僕の場合、以下の3つがその理由。

1. タスクは一元管理して一覧化したい

例えばメモ帳でタスクを管理するとどうなるか。古いタスクは前の方のページにたまり、新しいタスクは後ろの方のページにたまっていくので、全ての未完了タスクを追うにはメモ帳を端から端までなぞらなくてはならなくなります。タスクは一元管理し、一目で全体がわかるようにしておきたい。

2. いつでもチェックできるようにしておきたい

ぶっちゃけカバンからガサゴソとメモ帳を取り出すことすら面倒だと思う人間でして、タスクを確認するときはサッとポケットから引っ張り出したい。具体的に言えば、ケータイでチェックできるのが自分にとって一番楽。

3. 時系列でタスクを管理したい

それぞれのタスクをいつ処理すべきなのか、またいつ処理が完了したのか、時系列で管理できるようにしておきたい。

以上の三条件を考慮した結果、タスクはクラウド環境に起き、iPadを管理母艦とし、出先でのチェックにはAndroidを使い、ほぼ日手帳で時系列を整える…という形に行き着きました。

タスク管理の流れ

母艦:Toodledo + Pocket Informat

Pocket Informant HD (Calendar, Tasks, Notes, Contacts) 2.02.61(¥1,300)App
カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル
販売元: Web Information Solutions, Inc. - Web Information Solutions, Inc.(サイズ: 21.5 MB)
全てのバージョンの評価: (223件の評価)

ちぃと高いアプリではありますが、iPadでタスク管理とカレンダー管理が一緒にできて、かつきちんとしたクオリティを保っているアプリってこれぐらいしかない気が。まぁ有名所ですね。

タスク管理の母艦はToodledoをPocket Informant経由で使っています。ウェブからではなくてあえてiPadから使っているのは、UIが使いやすいからと、Googleカレンダーに重ねてタスクの期限と完了日をチェックできるから。すべてのタスクはここに行きつくよう、毎日夜に管理しています。

ちなみに、Pocket Informantと連携できるサービスはちょっと前までToodledoだけでしたが、最近Google Tasksも加わりました。ただ個人的には、詳細な設定ができるToodledoの方が好み。

タスク処理日程の管理:ほぼ日手帳

母艦に入れたタスクは、基本的に金曜日の夜にすべて洗います。その週にこなしたものを消し、新たに必要となったものを追加し、そして翌週消化予定のタスクを見定める。見定めたタスクはほぼ日手帳の中へいれこみます。これが結構重要。

タスクってタスク管理アプリだけで管理すればいいのだと思ってたんだけど、それだと「今日何をすれば良いのか?」がわからなくて、結局期限ギリギリまで動かないことがしばしばありました。だから、タスクはいつやるのか定めてどんどん手帳へ「予定」として書き込んだ方がいい。それに気付いてから、タスクの消化が楽になった気がします。

ちなみに飛び入りのタスク、新しく生まれたタスクも基本はほぼ日に入れてます。その日に消化できたらヨシ、できなかったら夜のタスクチェックの際にToodledoへ。

リアルタイムなタスクチェック:Due Today

しかし一方で予定にないタスク、「ちょっと時間ができたらやるかー」程度の重要度の低いものも存在するのですが、こういうのってなかなか手帳にまでは落とせなかったり。そういうタスクは取りあえずToodledoで☆だけ点けておき、スマートフォンでチェックしています。

で、チェックに使っているガジェットアプリがDue Today。これがまた見やすいんだわー。Toodledoに入れたタスクから、「期限が今日までのもの」「スターをつけたもの」などフィルタをかけたものだけガジェットに表示できる。マジ便利。しかも見た目もいい感じ。

休日に遊びに出掛けるときとか、さすがに手帳を持ってなかったりするんですが、そういうときでもDue Todayを見て「あー、ティッシュ買って帰んなきゃだなー」なんてことができます。やっぱりスマートフォンは、クラウドでタスク管理する場合の必需品かと。

Due Today
Lakeridge Software
価格:¥245  平均評価:4.4(531)

予定は決まるものではなく、自分で決めるもの

以上、3つのツールを使ってタスクをぐるぐると管理しています。ポイントとしては一元管理する場所を決めること(=Toodledo)、それを具体的な予定へ落としこむこと(=ほぼ日)、常にチェックできるよう持ち歩くこと(=Due Today)の三点。これらを毎晩軽く5分ぐらいで同期し、週末に1時間かけて一から全部洗う……ということをやってるだけで結構捗ってます。

ポイントはほぼ日紹介のとこでも書きましたが、やっぱり「予定に落としこむ」ってこと。僕は去年まで、手帳って「決められた予定を書き入れる場所」だと思ってたんですが、違うんですね。「自分で予定を決めるための場所」が手帳だと考えが変わってきました。それは仕事だけではなく、プライベートもそう。

残る懸念は、タスクまでのレベルに達しない「やりたいこと」をどう管理するか。自分の欲望までToodledoに入れてるとさすがにパンクしそうなんで、別でいい管理方法を考えたいんですがねー。